Pack GED Cabinet Conseil est une solution disponible en mode SaaS ou licence. Conçue par des consultants et développée par Knowings, elle répond aux principales problématiques de gestion de l’information non structurées dans les cabinets : Animer la communauté des consultants et la relation avec les clients, collaborer en ligne, dématérialiser, gérer et archiver les contenus numériques, partager les connaissances et les contenus, trouver l’information pertinente, organiser la circulation de l’information, diffuser les contenus pertinents en interne et vers les clients.

Pack GED Cabinet Conseil s’adresse aux cabinets de conseil de toutes tailles, il est facile et rapide à déployer, pré-paramétré, il intègre les principales règles métier d’un cabinet. Il peut aisément être personnalisé par vos équipes ou nos consultants pour intégrer vos spécificités métier.

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Dans la société de l’information et des connaissances, les cabinets conseils sont un des vecteurs de diffusion des bonnes pratiques et des outils. Ils ne sont cependant que peu équipés de tels outils, le marché ne leur proposant jusqu’à une période récente pas d’outil dédié. Les collaborateurs du cabinet sont également en attente d’outils proches de ceux qu’ils utilisent dans leur vie courante (réseaux sociaux, collaboration, etc.).

Le volume d’informations traitées et le partage de ces informations sont des facteurs clés de succès. Cependant, les pratiques des consultants varient en fonction de leurs habitudes, personnalités, expériences. Le Turn Over des consultants est générateur de risque de perte de savoirs. La sécurisation des contenus et connaissances du cabinet impose donc des pratiques normées que seuls des outils peuvent garantir.

L’usage des technologies de l’information contribue par ailleurs à la différentiation des cabinets sur le marché, au développement d’une image propice à l’acquisition de nouvelles références, défi majeur de tout Cabinet !

Knowings, a travaillé avec des cabinets de toutes tailles pour prendre en compte ces éléments de contexte dans le Pack GED Cabinet Conseil.

 Les principaux objectifs et enjeux du Cabinet sont généralement tout ou partie des suivants :

• Développer les ventes des missions
• Capitaliser sur les missions passées pour réduire les coûts, maîtriser la qualité des missions,
• Mettre à disposition des collaborateurs les outils, méthodes, bonnes pratiques pertinents
• Gérer l’ensemble des documents et contenus du cabinet
• Rendre accessible ces contenus et savoirs y compris en situation de nomadisme des consultants
• Proposer aux clients des outils de collaboration avec le cabinet
• Gagner en efficacité et performance
• Renforcer la sécurisation des missions, les relations avec les clients et la confidentialité des documents

Knowings, reste en écoute permanente des nouveaux enjeux des Cabinets de Conseil et les  intègre dans la conception et les évolutions du Pack GED Cabinet Conseil.

Le Pack GED Cabinet Conseil :

• Organise les processus de gestion de documents interne et avec les clients pour tous les métiers du cabinet.
• Gère des plans de classement multiples.
• Capitalise et diffuse les savoirs et expériences.
• Rend disponible les contenus en interne, par internet et en situation de nomadisme.
• Trouve l’information pertinente
• Renforce la relation clients par la mise à disposition d’informations partageables.
• Alerte les collaborateurs et clients par courriel lors d’un dépôt de documents, selon des règles métier.
• Gère la confidentialité.
• Facilite la recherche de contenus par la navigation à facettes.

 Une solution 100% dédiée à votre activité en location d’application hébergée (SaaS) ou en concession de licence.

Animer

• Créez à la volée vos dossiers ou affaires en quelques minutes.
• Créez vos acteurs internes et externes, donnez-leur des rôles et habilitations.
• Déposez des contenus partagés.
• Utilisez les bannettes et le push pour faire circuler l’information.
• Gérez les personnes extérieures accréditées pour accéder à vos espaces, dossiers ou affaires.
• Déposez vos contenus via le dépôt simplifié (glisser/déplacer) des fichiers.
• Tagguez les contenus selon vos multi-plans de classements (taxonomies) paramétrables.
• Contribuez sous forme de dépôts multiples.
• Editez en ligne vos documents office en les verrouillant temporairement pour les autres utilisateurs.
• Envoyez / partagez vos contenus en toute simplicité au moyen de votre panier.
• En mode déconnecté, vos dossiers restent sur votre poste de travail.
• Accédez à distance par le web à tous vos contenus.
• Disposez d’un gestionnaire de version des documents.

Trouver

• Retrouvez les contenus rapidement en plein texte ou par un formulaire de recherche avancée ou mieux avec notre recherche par intention.
• Filtrez les listes de contenus avec la navigation par facettes et triez les résultats.
• Naviguez simplement dans les espaces de la plate-forme avec un explorateur.
• Prévisualisez les documents et leurs propriétés sans les ouvrir.
• Recherchez globalement, ou localement, en plein texte et par plan de classement.

Organiser

• Organisez les contenus par Domaine / Nature et Thème / Sous thème et mots-clés ou tout autre axe de classement paramétrable.
• Gérez les plans de classement au niveau global et/ou en fonction de vos différents métiers / dossiers.
• Utilisez des modèles de dossiers ou affaires avec des formulaires types paramétrables selon votre organisation.
• Depuis votre client de messagerie, classez vos courriels automatiquement dans vos dossiers ou affaires.
• Classez automatiquement vos documents grâce au moteur de rangement selon des règles paramétrables.

Partager et diffuser

• Notifiez par email, les nouveaux contenus déposés dans vos dossiers ou affaires. (moteur de push)
• Vos clients ou partenaires, en fonction de leurs droits, peuvent déposer des contenus dans leur espace.
• Diffusez par courriel une collection de documents sans sortir de votre espace de travail.
• Utilisez votre bannette pour faire circuler les informations.
• Connectez aisément vos scanners et applications au pack GED et bénéficiez de la diffusion et du classement automatique.

Personnaliser

• Créez par utilisateur des raccourcis sur des documents favoris et vers des dossiers ou affaires et bénéficiez du portail personnalisé.
• Modifiez simplement l’habillage des interfaces.
• Choisissez les formulaires types pour chaque espace en fonction de vos contenus et règles de gestion.
• Créez des formulaires de documents types attachés à des dossiers ou affaires.

La nouvelle version du Pack GED Cabinet Conseil  propose de nombreuses innovations dédiée à votre profession. Parmi les nouveautés, pour vous permettre de faire du Pack GED Cabinet Conseil un véritable outil de productivité et d'efficacité :

• Gestion des connaissances : partagez les connaissances entre consultants grâce à des taxonomies multiples associées à une gestion dynamique de formulaires
• Recherches à facettes : retrouvez les contenus et connaissances en fonction des intentions des utilisateurs et des taxonomies utilisées
• Module GED Interne : en complément des fonctions de gestion des dossiers clients par affaire, bénéficiez d'un module dédié pour les contenus internes et de votre cabinet (RH, Administration Générale, Système d’information, ...). La structure des dossiers est bien sur entièrement paramétrable afin de s'adapter au mieux à votre fonctionnement quotidien. 
  
• Moteur de rangement : le Pack GED Consultant  dispose d'un moteur de classement automatique des documents issus de vos outils de production (bureautique comme logiciels métiers) et éventuellement de vos scanners. En quelques clics, vous définissez les règles de fonctionnement du moteur afin d'obtenir une affectation automatisée des documents dans vos dossiers clients.
• Mode déconnecté : D’un simple clic, synchronisez vos dossiers sur votre poste. Lors de vos déplacements, l’ensemble des informations d’un ou plusieurs dossiers (affaires, Knowledge management, interne…) seront accessibles.

Vous souhaitez en savoir plus ? Contactez notre équipe dédiée ou participez au prochain séminaire web.

Démarrer avec Pack GED Cabinet Conseil en un minimum de temps !

En mode SaaS, pré-paramétré, un scénario en 5 étapes vous permet de configurer votre outil et démarrer son exploitation en quelques jours !
De plus, pour un service total, Knowings reste disponible en permanence grâce à sa hotline dédiée.

 La reprise de documents automatisée

La récupération de toutes vos données numériques préexistantes est simplifiée, grâce aux automates d'assistance à la reprise très performants directement intégrés dans Pack GED Cabinet Conseil.

 Le mode SaaS, pour une exploitation sans contraintes, entièrement opérée par Knowings

Location d’application hébergée (Saas) ou concession de licence, vous choisissez l'option la plus adaptée à votre besoin. En mode SaaS, Pack GED Cabinet Conseil de Knowings est accessible via un simple navigateur Internet : Zéro investissement, Zéro installation, un minimum de formation, démarrage immédiat.

Pack GED Cabinet Conseil est accessible 24h/24 en tous lieux, en mode entièrement sécurisé. Exploitez en toute tranquillité, Knowings opère pour vous !

Le gestionnaire de l’application de votre cabinet peut recréer des codes Utilisateurs perdus (pour des collaborateurs ou clients), l’ancien code n’est jamais lisible, car stocké dans un mode crypté. Vous pouvez aussi demander à Knowings de le faire pour vous en utilisant vos jetons d’assistance, notamment si c’est le gestionnaire qui a perdu son code. 

Que comprend la formation ?

La formation est réalisée en ligne avec un logiciel de web conférence, par un formateur spécialisé de Knowings ou en présentiel selon le mode que vous avez choisi. Vous pouvez donc interagir avec le formateur qui peut également intervenir sur votre poste ordinateur à distance pour vous assister. Le contenu de la formation est défini dans votre bon de commande.

Comment se passe ma reprise de données ?

Knowings vous assiste au cours de deux séances d’assistance en ligne (en plus des séances de formation). Vos Utilisateurs réalisent les transferts de données au cours de ces séances. Nous vous remettons un format de fichier sous Excel que vous remplissez avec la liste des dossiers clients à créer. Knowings traite ce fichier en 24 H ouvrés pour assurer la génération automatique de ces dossiers. Puis à l’aide d’outils simples d’utilisation vous assurez le transfert de vos données par de simples « glisser déposer » dans votre Pack GED Cabinet Conseil.

J’ai des problèmes d’utilisation, je ne sais plus comment réaliser une opération.

Dans votre forfait annuel, Knowings vous offre 10 jetons d’assistance par le service Hot line. Pour des raisons de sécurité, seule la personne habilitée (l’interlocuteur technique) par le Client peut accéder à cette assistance en ligne, grâce à un code personnel.

  Mes jetons non utilisés dans l’année d’Abonnement sont-ils perdus ?

OUI mais 10 nouveaux jetons vous sont affectés chaque début d’année d’Abonnement.

Que se passe-t-il en cas d’anomalie de fonctionnement ?

Votre collaborateur habilité (l’interlocuteur technique) peut consulter une base de données d’assistance en ligne et si nécessaire déclarer en ligne l’anomalie rencontrée. En cas de nécessité d’action rapide, un appel à la hot line de Knowings est possible durant les heures ouvrées. Des correctifs sont produits par Knowings si nécessaire. Les correctifs de programmes proposés sont alors mis en œuvre directement sur la plate-forme SaaS par nos équipes.

Que deviennent mes donnés après résiliation ?

Knowings vous fournira vos données sur un ou plusieurs DVD. Il est fourni selon le tarif en vigueur (150 € HT par tranche de 4Go au 01/01/2012). 30 jours après votre résiliation, Knowings détruira vos données sur ses systèmes.

Comment résilier mon Contrat ?

Vous devez adresser une lettre recommandée avec un préavis de 3 mois avant la date anniversaire de votre Contrat. Faute de résiliation, le Contrat est tacitement reconduit.

Un client d’un Cabinet quitte le Cabinet, comment lui remettre toutes les données de son dossier ? 

Sur demande, Knowings vous remettra un DVD contenant les données du client sous forme d’arborescence exploitable par un simple navigateur. Cette arborescence est la même que celle de votre GED sur nos serveurs.

Vous avez la possibilité de créer vous-même cette copie de données et d’arborescence.

Que se passe-t-il si Knowings augmente ses prix et que je refuse de subir cette augmentation ?

Vous pouvez mettre fin au Contrat durant les 30 jours qui suivent l’émission de la facture dont les prix ont été augmentée. Durant cette période Knowings maintient les anciens prix et le service durant 3 mois à compter de la réception de la lettre de résiliation. Au terme de ces trois mois le Contrat est résilié.