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La Profession comptable est un secteur en pleine évolution :
- Coexistence de différents types d’activités au sein des cabinets (expertise comptable, audit, social, conseil, administration interne…)
- Des clients de plus en plus demandeurs d’informations et de collaboration
- Une volumétrie de documents en croissance continue
- Des mutations réglementaires, administratives et comptables permanentes qui nécessitent une adaptation régulière
La performance des cabinets comptables repose aujourd’hui de plus en plus sur le choix de solutions technologiques permettant d’améliorer la productivité et de générer des économies. La Gestion Documentaire est désormais un facteur de compétitivité essentiel pour vos cabinets.
Vos objectifs
- Pérenniser le développement de votre cabinet grâce à un projet structurant améliorant les processus de traitement des documents
- Gagner en efficacité et performance grâce à un rangement optimisé des documents
- Générer des économies de coût dans le fonctionnement quotidien de votre cabinet
- Renforcer la sécurisation des missions et la confidentialité des documents
- Développer le partage des informations entre collaborateurs mais aussi avec vos clients
| Une solution 100% dédiée
- Dématérialiser, gérer et archiver tous les contenus et documents du cabinet
- Trouver l’information pertinente
- Organiser le stockage et la production de vos contenus
- Partager et diffuser automatiquement les documents vers vos collaborateurs et vos clients
- Dynamiser la communication au sein du cabinet et avec les tiers
| Une solution faite pour des experts-comptables par des experts-comptables
C’est grâce à une expérience de plus de 10 ans dans le domaine de la profession comptable et de la GED que nous avons pu innover pour réaliser aujourd’hui Pack GED Profession Comptable, solution de Gestion Documentaire entièrement dédiée à la profession des cabinets comptables.
Le fonctionnement idéal du circuit de l’information a été modélisé en collaboration avec un comité d'experts issus de plusieurs cabinets de toutes tailles.
L'implication des équipes d’experts-comptables du Cabinet ORFIS BAKER TILLY aura été totale : des premières phases de conception jusqu’à la validation complète de chaque fonctionnalité, chaque associé et collaborateur du cabinet aura testé, utilisé et validé la solution.
Utilisant les toutes dernières technologies du Web 2.0, le système Pack GED Profession Comptable va ainsi plus loin que les systèmes de GED traditionnels puisqu’il intègre notamment un accès Web permettant à vos propres clients et collaborateurs de déposer, consulter et accéder à vos documents en ligne, des fonctions de classement inédites, etc.
Et ce, en toute sécurité grâce au respect des normes et obligations de votre profession.
La nouvelle version du Pack GED Profession Comptable propose de nombreuses innovations dédiée à la Profession. Parmi les nouveautés, deux fonctionnalités clés pour vous permettre de faire de la Gestion Electronique de Documents un véritable outil de productivité et d'efficacité :
- Module GED Interne : au delà des fonctions de gestion et de partage des documents au travers des dossiers clients, bénéficiez d'un module dédié pour les différents services de votre cabinet (RH, Secrétariat, Informatique...). L'arborescence des dossiers est bien sur entièrement paramétrable afin de s'adapter au mieux à votre fonctionnement quotidien.
- Moteur de rangement : le Pack GED Profession Comptable dispose d'un moteur de classement automatique des documents issus de vos outils de production (bureautique comme logiciels métiers). En quelques clics, vous définissez les règles de fonctionnement du moteur afin d'obtenir une affectation automatisée des documents dans vos dossiers clients.
Vous souhaitez en savoir plus ? Contactez notre équipe dédiée ou participez au prochain séminaire web.
Télcharger les " Bonnes pratiques de la Gestion Electronique de Documents dans les
Cabinets d’Expertise Comptable"
| Démarrer avec Pack GED Profession Comptable est aujourd'hui instantané !
En mode SaaS, pré-paramétré, un scénario en 5 étapes vous permet de configurer votre outil et démarrer son exploitation en quelques jours !
De plus, pour un service total, Knowings reste disponible en permanence grâce à sa hotline dédiée.
| La reprise de documents automatisée
La récupération de toutes vos données numériques pré-existantes est simplifiée, grâce aux automates d'assistance à la reprise très performants directement intégrés dans Pack GED Profession Comptable. Enfin une solution sous forme de services avec un vrai service en plus !
| Le mode SaaS, pour une exploitation sans contraintes, entièrement opérée par Knowings
Location d’application hébergée (Saas) ou concession de licence, vous choisissez l'option la plus adaptée à votre besoin. En mode SaaS, Pack GED Profession Comptable de Knowings est accessible via un simple navigateur Internet : Zéro investissement, Zéro installation, Zéro formation, Démarrage immédiat.
La gestion documentaire est accessible 24h/24 en tous lieux, en mode entièrement sécurisé. Exploitez en toute tranquillité, Knowings opère pour vous !
Knowings exploite et héberge l’application pour vous afin que vous puissiez vous concentrer sur votre coeur de métier et vous affranchir des contraintes informatiques : Protection et confidentialité des données, maintenance, sauvegarde, mises à jour automatiques, taux de disponibilité garanti.
Un service disponible en permanence : vos collaborateurs nomades et vos clients accèdent à distance à leurs documents.
Budget de fonctionnement adapté à votre croissance ; la facturation se fait en fonction de votre utilisation, à la demande, sans aucun budget d’investissement.
Alors qu’une installation moyenne d’un système traditionnel de GED demande de nombreux jours d’installation et de formation, Pack GED Profession Comptable s’installe en moins de 2 heures et en 5 étapes, de façon entièrement assistée.
La productivité est une réalité prise en compte par Knowings, dès l’installation de la solution.
- Assistance au classement automatique des documents pour tous les métiers du cabinet
- Recherche Assistée en fonction du métier et de l’intention de l’utilisateur (recherche par facettes)
- Ergonomie simple et intuitive
- Moteur de recherche plein texte et multi-critères
- Vision transversale des documents selon vos activités
- Une couverture complète des activités et missions de vos cabinets : expertise comptable, commissariat aux comptes, juridique, fiscal, social, conseil, gestion interne…
- Un moteur de recherche unique : Easy Find !
- Une numérisation de documents facilitée via scanners ou copieurs multi fonctions
- Des liens automatiques avec les applications de production et de bureautique
- Plan de classement proposé en standard pour tous les métiers du cabinet
- Recherche intuitive assistée et accès à l’information selon les points de vue de chaque métier
- Traçabilité des documents (version, révision…)
- Circulation de l’information assistée par des règles métier
- Diffusion automatique et proactive des nouveaux documents vers les collaborateurs et clients concernés, via un accès Extranet
- Mise à disposition d’un accès Extranet pour vos clients pour optimiser interactions et collaboration avec vos clients
Pack GED Profession Comptable sait communiquer avec les principales applications de production de la Profession (Cegid, Sage, Quadratus...). La continuité des processus est ainsi assurée.
"Avec le Pack GED Profession Comptable, je peux enfin accéder rapidement et facilement à des fonctions jusque là réservées aux plus grands cabinets. Deux heures de formation ont suffi et j'ai été opérationnelle en une semaine sans investissement, avec une rentabilité immédiate et de nouveaux services pour mes clients !"
Elisabeth BAYLOT | Expert Comptable et Commissaire aux Comptes indépendante
Vous trouverez ci-dessous les réponses aux principales questions liées au Pack Profession Comptable de Knowings utilisé en mode SaaS, c'est-à-dire sous forme d’Abonnement à un service en ligne accessible par Internet pour le Cabinet comptable et ses clients.
Dois-je déclarer tous les collaborateurs du cabinet et payer un Abonnement pour chacun d’entre eux ?
OUI – le tarif est calculé par collaborateur et par principe chaque collaborateur est susceptible d’accéder à la GED ou de recevoir des contenus de la GED.
Si j’augmente ou réduis mes effectifs que se passe-t-il ?
Vous déclarez par vous-même les nouveaux collaborateurs et supprimez également dans la base acteur les collaborateurs qui ne font plus partie de votre personnel. Knowings effectue chaque mois un relevé des collaborateurs et vous facture sur cette base. Vous ne payez donc qu’en fonction du nombre réel de collaborateurs.
Les clients du cabinet sont-ils comptés comme des collaborateurs ?
NON - les clients auxquels vous donnez un droit d’accès pourront échanger des données avec vous. Ils ne sont pas décomptés comme des collaborateurs. Dans la limite du plafond défini dans votre bon de commande, ces clients Utilisateurs ne donnent pas lieu à facturation.
SECURITE
Sécurisation des transferts de données.
Toutes les transmissions de données vers ou depuis le Pack GED Profession Comptable font l’objet d’un cryptage SSL (de même type que celui utilisé par les banques) à l’aide d’un certificat déposé auprès d’un établissement certificateur.
Comment mes données sont-elles sauvegardées ?
Knowings gère des applications en SaaS depuis plus de 10 ans et réalise une triple sauvegarde : les disques sont contrôlés en permanence. Un disque défaillant génère une alerte à l’exploitant et le disque est changé sans interruption du service. Toutes les nuits, une sauvegarde intégrale des données est réalisée sur des disques dédiés à la sauvegarde. Le lendemain ces données sont copiées sur des bandes magnétiques. 7 jours de bandes magnétiques sont conservées et toutes les semaines un jeu de bandes est stocké dans un autre lieu que celui des serveurs.
Par sécurité je souhaite garder une copie de mes données.
Vous pouvez demander à Knowings de vous graver des DVD avec vos données ou de mettre à votre disposition un espace de téléchargement. Ce service est facturé selon les tarifs en vigueur par tranche de 4 Go de données.
Comment sont gérés les codes Utilisateur personnel ?
Vous êtes seuls habilités à donner ces codes, Knowings n’y a pas accès. Vous devez informer vos collaborateurs et clients que ces codes sont strictement personnels et confidentiels. L’usage par deux personnes des mêmes identifiant et mot de passe est strictement interdit notamment pour garder une traçabilité des accès à vos contenus.
Perte de code utilisateur.
Le gestionnaire de l’application de votre cabinet peut recréer des codes Utilisateurs perdus (pour des collaborateurs ou clients). Vous pouvez aussi demander à Knowings de le faire pour vous en utilisant vos jetons d’assistance, notamment si c’est le gestionnaire qui a perdu son code.
ASSISTANCE
Que comprend la formation ?
La formation est réalisée en ligne avec un logiciel de web conférence, par un formateur spécialisé de Knowings. Vous pouvez donc interagir avec le formateur qui peut également intervenir sur votre poste ordinateur à distance pour vous assister. Le forfait formation comprend :
- Une séance de 2 heures de prise en main, après cette séance vos utilisateurs peuvent découvrir l’application seuls.
- Une deuxième séance, une ou deux semaines après la première pour approfondir l’usage de l’application. Généralement vos utilisateurs sont autonomes après cette deuxième formation.
- Une séance de deux heures d’assistance au transfert de vos données, au cours de laquelle vos collaborateurs réaliseront une partie du transfert des données de votre cabinet vers la GED du Pack Profession Comptable. Si nécessaire une deuxième séance d’assistance est programmée, éventuellement avec un autre groupe d’utilisateurs.
- Deux séances d’une heure d’assistance sont programmées à votre demande pour répondre aux questions de vos utilisateurs.
- Enfin 10 appels téléphoniques d’un quart d’heure maximum sont à votre disposition par année. C’est ce que Knowings appelle des jetons d’assistance. Il vous est possible d’acheter des jetons supplémentaires si ceux-ci étaient insuffisants.
Comment se passe ma reprise de données ?
Knowings vous assiste au cours de deux séances d’assistance en ligne (en plus des séances de formation). Vos Utilisateurs réalisent les transferts de données au cours de ces séances. Nous vous remettons un format de fichier sous Excel que vous remplissez avec la liste des dossiers clients à créer. Knowings traite ce fichier en 24 H ouvrés pour assurer la génération automatique de ces dossiers. Puis à l’aide d’outils simples d’utilisation vous assurez le transfert de vos données par de simples « glisser déposer » dans votre Pack GED Profession Comptable.
J’ai des problèmes d’utilisation, je ne sais plus comment réaliser une opération.
Dans votre forfait annuel, Knowings vous offre 10 jetons d’assistance par le service Hot line. Pour des raisons de sécurité, seule la personne habilitée (l’interlocuteur technique) par le Client peut accéder à cette assistance en ligne, grâce à un code personnel.
Mes jetons non utilisés dans l’année d’Abonnement sont-ils perdus ?
OUI mais 10 nouveaux jetons vous sont affectés chaque début d’année d’Abonnement.
Que se passe-t-il en cas d’anomalie de fonctionnement ?
Votre collaborateur habilité (l’interlocuteur technique) peut consulter une base de données d’assistance en ligne et si nécessaire déclarer en ligne l’anomalie rencontrée. En cas de nécessité d’action rapide, un appel à la hot line de Knowings est possible durant les heures ouvrées. Des correctifs sont produits par Knowings si nécessaire. Les correctifs de programmes proposés sont alors mis en œuvre directement sur la plate-forme SaaS par nos équipes.
RESILIATION
Que deviennent mes donnés après résiliation ?
Knowings vous fournira vos données sur un ou plusieurs DVD. Durant la période d’essai ce DVD est réalisé gratuitement par Knowings dans la limite de 4 Go de données. Au-delà de la période d’essai, il est fourni selon le tarif en vigueur (150 € HT par tranche de 4Go au 01/11/2009). 30 jours après votre résiliation, Knowings détruira vos données sur ses systèmes.
Comment résilier mon Contrat ?
Vous devez adresser une lettre recommandée avec un préavis de 3 mois avant la date anniversaire de votre Contrat. Faute de résiliation, le Contrat est tacitement reconduit.
Un client d’un Cabinet quitte le Cabinet, comment lui remettre toutes les données de son dossier ?
Sur demande, Knowings vous remettra un DVD contenant les données du client sous forme d’arborescence exploitable par un simple navigateur. Cette arborescence est la même que celle de votre GED sur nos serveurs.
TARIFS
Que se passe-t-il si Knowings augmente ses prix et que je refuse de subir cette augmentation ?
Vous pouvez mettre fin au Contrat durant les 30 jours qui suivent l’émission de la facture augmentée. Durant cette période Knowings maintient les anciens prix et le service durant 3 mois à compter de la réception de la lettre de résiliation. Au terme de ces trois mois le Contrat est résilié.
Vous pouvez télécharger ci-dessous les conditions générales d'utilisation du PackGED Profession Comptable en fonction du mode d'usage retenu.
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